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オフィスの整理に役立つトランクルーム

subimg05高度情報化社会の進展により、オフィスの様相もずいぶん様変わりしてきました。IT機器が占めるスペースが著しく増えています。パソコンやプリンターはもちろんのこと、コピー機、書類の収納スペース、会議や打合せスペースなどたくさんのスペースを必要としています。日常的に書類を作成したりする等、モノが増えていくばかりですので、作業スペースの確保も難しく、日常業務にも支障を来しかねません。また、事務所を借りているような場合は、家賃を支払わなければなりませんので、スペースの有効活用は切実な問題です。この場合に役立つのがトランクルームです。普段は使わないようなものを整理して、置いておくことができます。これにより、既存のスペースを広く使うことができ、スペース資源の有効活用ができます。

日本のビジネスは文書において進められます。このため、保存しておかなければならない書類は、山のようにあります。社内における意思決定過程を証する稟議書や取引先との履行内容を証する契約書など重要な書類があります。これらが存在するために、オフィス内の収納に収まらくなり、限りある貴重なスペースを占有してしまいます。文書は、文書管理規程により保存年限が定められていますので、その期間は保存する必要がありますが、保存しているすべてを事務室で保存しておく必要はありません。使用頻度が極めて低い書類をトランクルームへ収納することで、事務室のスペースを有効活用することにつながります。しかし、この場合においても、万一書類が必要になった場合に備えて検索しやすいようにしておく必要があります。書類毎、年度毎にまとめる等の整理をしておくことが重要です。

書類に限らず、事務室の移転や増改築、レイアウト変更などにより、使わなくなったデスクやパーテーションなどが出てくることがしばしばあります。廃棄するということも考えられますが、いつか使う時が来るとも限りません。そのほか、大量に発注したポスターやチラシ、イベント等の季節限定で使用する販促品なども、保管場所のスペースを取られてしまいます。これらのものも、トランクルームに収納してしまえば、必要な時だけ取り出すことができますので、スペースの有効活用が実現できます。タイプによって、棚付きの部屋もあったりしますので、種類毎に整理、分類して収納することに役立ちます。なお、保管するものの性質に応じて、湿度を一定に保つことができる等の機能を持った部屋を選択することも重要です。

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